Wie viele Seiten braucht eine KI, um im Ton Ihres Unternehmens zu schreiben?

Eine KI braucht weniger als 10 Seiten, um im Ton Ihres Unternehmens zu schreiben, und mein eigener Schreibstil passt auf etwa drei. Als mich ein Technologieunternehmen in Dubai fragte, wie viel seines Archivs die KI dafür kennen muss, lag meine Schätzung unter 10 Seiten. Die eigentliche Arbeit liegt woanders, nämlich bei der Frage, was draußen bleibt.

Die Frage kam in einem KI-Audit auf, bei einem Unternehmen, dessen Vertriebsteam von Dubai aus arbeitet, also aus derselben Stadt, in der auch mein Unternehmen sitzt. Das Team schreibt Whitepaper, Blogartikel, LinkedIn-Beiträge und Gastbeiträge für die Geschäftsführung. Der erste Gedanke war der, den fast jedes Team hat: alles in ein großes Firmengehirn laden und die KI daraus lernen lassen. In diesem Gedanken stecken allerdings drei verschiedene Aufgaben, die man auseinanderhalten muss. Die KI soll einen Ton lernen und Fakten bekommen, wenn eine Aufgabe sie braucht. Das Wissen, das das Unternehmen nie verlassen darf, soll sie dagegen gar nicht erst sehen.

Ein ganzer Schreibstil passt auf drei Seiten

Ich kenne die Größenordnung, weil ich meinen eigenen Stil genau so festgehalten habe. Ich wollte nicht, dass meine KI nach KI klingt, also habe ich einen Schreib-Skill gebaut, mit dem sie so spricht, wie ich spreche. Das ist eine einzige Markdown-Datei, die in Word umgewandelt vielleicht drei Seiten ergibt, und das Ergebnis klingt erschreckend nach mir, ohne einen einzigen Gedankenstrich.

Genau diesen Punkt übersehen die meisten Teams, wenn sie einen großen Upload planen. Die KI braucht weit weniger Text, als man denkt, um zu verstehen, was man will. Ein Ton besteht aus Gewohnheiten, also aus den Wörtern, zu denen Sie greifen, aus der Länge Ihrer Sätze und aus den Formulierungen, die Sie nie verwenden würden. Solche Gewohnheiten lassen sich auf wenigen Seiten beschreiben, und tausend Seiten alter Texte machen sie nicht deutlicher, weil sie unter allem anderen verschwinden.

Unter 10 Seiten Ton für ein ganzes Unternehmen

Das Team in Dubai hatte ein umfangreiches Archiv, in dem die Whitepaper die Quelle für fast alles andere bilden, was das Unternehmen veröffentlicht. Entsprechend ging das Team davon aus, dass die KI für den richtigen Ton das gesamte Material kennen müsse. Meine Einschätzung lag bei weniger als 10 Seiten, und ich habe ihnen gesagt, dass ich das mit voller Überzeugung so bauen kann.

Mindestens so wichtig wie der Umfang ist die Form. Als im Gespräch die Frage kam, ob man die Dateien nicht einfach hochladen könne, war meine Antwort kurz: Das ist ein Skill und keine Automatisierung. Ein Skill ist ein Satz Anweisungen, den die KI lädt, wenn sie für Sie schreibt. Ich habe dem Team je einen Skill für LinkedIn, für die Website, für Whitepaper und für Presseanfragen angeboten, alle mit derselben Struktur. Weil alle Skills für das ganze Team freigegeben sind, ist der Ton bei jedem Text dabei.

Das Archiv gehört in einen Skill, der es nur bei Bedarf lädt

Der Ton ist die eine Aufgabe, die Fakten sind die andere, und genau hier kostet der Reflex, alles hochzuladen, am meisten. Weil die Whitepaper das Kernmaterial des Unternehmens sind, lag der Plan nahe, dass die KI sie jederzeit kennen soll.

Wie viel Kontext Sie der KI geben, gehört zu den wichtigsten Stellschrauben überhaupt. Deshalb habe ich die Frage gestellt, die das entscheidet: Muss sie das Whitepaper wirklich in jedem Chat kennen? Meistens nicht. Also bekommen die Whitepaper einen eigenen Skill, den Sie etwa mit Schrägstrich Whitepaper starten. Er geht selbstständig in den Ordner, liest alle Whitepaper und ist danach bereit, mit Ihnen zu schreiben. In der übrigen Zeit stehen sie nicht im Weg.

Auf meine Frage, wie viele es denn seien, hatte ich mit 300 gerechnet. Es waren etwa 10, jedes rund 20 Seiten lang. Das ist ohne Weiteres machbar und ein ganz anderes Projekt als das, was sich das Team vorgestellt hatte.

Die letzten 5 Prozent echtes Know-how bleiben außerhalb

Die dritte Aufgabe ist der Schutz, und die Frage dazu kam von einem Unternehmen in einem anspruchsvollen technischen Feld. Ein Teil seines Wissens ist veröffentlicht, ein Teil liegt hinter einem Download-Formular, und ein kleiner Teil ist Wissen, das niemand außerhalb des Hauses haben soll. Mein Rat war eindeutig: Was wirklich kritisches geistiges Eigentum ist, würde ich nicht hineingeben.

Diese Grenze lässt sich im Unternehmen selbst ziehen, mit einer Seite, die mit KI arbeitet, und einer Seite, die bewusst manuell bleibt. Ich erwarte, dass die manuelle Seite klein ist, und habe sie auf etwa 5 Prozent des Wissens geschätzt. Diese 5 Prozent bleiben außerhalb des Systems, bei den Menschen, denen das Wissen gehört.

Als das Team wissen wollte, ob die Richtlinien von Claude so etwas abdecken, habe ich klar gesagt, dass das meine eigene Einschätzung ist und nicht mehr. Eine Regel, die Sie selbst festlegen, können Sie auch selbst einhalten.

Fazit: Weniger als 10 Seiten und eine kurze Liste dessen, was draußen bleibt

Wie viele Seiten braucht eine KI also, um im Ton Ihres Unternehmens zu schreiben? Weniger als 10, in meinem eigenen Fall etwa drei. Der Ton gehört in einen kurzen Skill und das Nachschlagematerial in Skills, die es nur bei Bedarf laden, während der kleine Anteil an echtem Know-how gar nicht erst ins System kommt.

Was dann noch bleibt, sind Entscheidungen, und die kosten weniger Zeit als ein großer Upload. Ein Team wie das in Dubai produziert viel und hat Wichtigeres zu tun, als ein KI-System von Hand zu pflegen, und genau dort macht das den Unterschied. Mein Ziel war ein Aufbau, der mit der Zeit immer klüger wird, ohne dass das Team viel dafür tun muss.

Ein nächster Schritt: Halten Sie fest, welche 5 Prozent Ihres Wissens draußen bleiben, bevor Sie irgendetwas hochladen. Sammeln Sie erst danach die drei Seiten, die beschreiben, wie Sie schreiben.